[IT동아 장현지 기자] 휴가 기간에도 업무 연락을 신경써야 한다면 제대로 휴식하기 어렵다. 하루만 안봐도 쌓이는 메일함에 혹여 중요한연락이 왔는데도 회신을 못하고 있는건 아닌지 걱정되기도 한다.
지메일(Gmail)을 이용 중이라면 '부재중 자동응답' 기능을 활용해보자. 전화를 받지 못하는 상황일 때, '나중에 다시 연락드리겠습니다.'와 같은 내용으로 보내는 부재중 메시지와 비슷하다. 새 메일을 받았을 때 부재중임을 알리는 메일을 자동으로 회신하는 기능이다.
먼저, 크롬 브라우저를 실행한다. 화면 오른쪽 상단 프로필 왼쪽의 'Gmail'버튼을 클릭한다. 지메일로 이동 후 화면 상단 오른쪽,톱니바퀴 모양을 누른 후 '설정'을 선택한다.
설정 화면으로 진입 후, '부재중 자동응답' 항목을 찾는다. 바로 보이지 않는다면 가장 아래 항목까지 스크롤 해보자. '부재중 자동응답켜기'에 체크한다. 부재 기간에 맞춰 시작일을 설정한다. 종료일은 필수로 입력하지 않아도 되는데, 특정 날짜로 설정하고 싶다면 체크한 후날짜를 설정하면 된다.
'제목'란에 적는 내용은, 부재중 메일의 제목 부분이 되니 알맞은 내용을 입력한다. '메시지'란에 부재중임을 알리는 내용을 적는다. 모두입력 후, '내 주소록의 사용자에게만 답장하기' 혹은 'OOO사용자에게만 답장하기'항목을 체크하면 해당 사용자에 한해서 부재중 메일이 자동발송된다. 즉, 모두에게 발송하고 싶다면 아무것도 체크하지 않으면 된다. 설정 완료 후 아래 '변경사항 저장' 버튼을 누르면 완료다.
부재중 자동응답 설정을 한 상태에서 누군가 메일을 보내면, 위 사진처럼 아까 입력했던 제목과 메시지의 메일을 받게 된다. 직접 보내지않아도, 자동으로 응답 메일을 전송할 수 있는 것이다.
물론 부재중으로 설정한 기간동안 메일을 못 받는 것은 아니다. 다만 부재중인 상황이니 업무가 늦어도 양해해달라는 답장을 자동으로 보낼 수있다.
휴가가 끝난 후 자동응답 메일을 끄고 싶다면, 아까 부재중 설정 항목에서 '부재중 자동응답 끄기'를 선택한 후 '변경사항 저장'을 누르면된다.
혹은 지메일 메인 화면 상단에 부재중 알림 메시지에서 '지금 종료' 버튼을 눌러도 된다. 참고로, '부재중 자동응답'을 누르면 설정창으로넘어간다.
이처럼 바로 답장할 수 없는 상태일 때, 상대를 마냥 기다리게 하거나 중요한 메일을 놓칠까봐 노심초사하지 말고, '부재중 자동응답'기능을활용하여 편안한 휴가를 만들어보면 어떨까. 메일을 보낸 상대방 또한 배려를 느낄 수 있으니 말이다.
글 / IT동아 장현지 (hj@itdonga.com)